Contacta'ns: 627 086 370 // info@sumem.cat

Esdeveniments: La clau, una bona organització

esdevenimentsOrganitzar un acte pot semblar molt complicat, però realment si darrera hi ha una bona organització, una bona planificació i una bona dedicació, el tema és més senzill del que pot semblar a primera vista.

Abans de començar a organitzar, hem de definir una sèrie de punts clau: Què volem transmetre amb aquest acte? Quins són els nostres objectius? A qui va dirigit? Quina és la previsió d’assistents? i per últim, però no menys important: Quina és la previsió d’ingressos i despeses amb la qual comptem?

Un cop tinguem clares aquestes qüestions, podem començar a planificar l’acte. Segurament, hi haurà més d’una persona involucrada en l’organització. Cadascuna d’aquestes persones ha de tenir una o més tasques concretes i a la vegada hi ha d’haver una d’elles que sigui l’encarregat/da de supervisar-les i coordinar-les totes. Una bona comunicació interna de l’equip de treball és clau per a un bon funcionament. És important  fer reunions periòdiques durant tota la fase prèvia a l’acte per què tot l’equip estigui al corrent del punt en el que ens trobem, que puguin explicar els seus dubtes o aportar idees i que entre tots/es puguin debatre i treure conclusions. Això farà que l’equip se senti implicat i es consideri una peça important del projecte.

Les presses no són bones, per això quan abans puguem començar a planificar i organitzar l’acte, millor. Ens ajudarà molt poder calendaritzar les tasques i intentar complir al màxim els terminis que ens haguem marcat al principi.

A partir d’aquest punt, podrem començar a organitzar: reservant local, contactant amb els ponents o convidats, contractant càtering, etc.. Tot això dependrà molt del tipus d’acte que tinguem previst organitzar i dels nostres recursos econòmics. Hem de saber que pocs recursos econòmics no són excusa per no organitzar un acte. Evidentment serà més complicat, però no impossible. Hi ha centres (normalment centres culturals municipals) que cedeixen gratuïtament els seus espais a entitats sense ànim de lucre. D’altra banda, si sabem explicar bé la situació en la que es troba l’entitat, és probable que algun dels/les ponents amb els que vulguem contactar, s’ofereixi a col·laborar amb nosaltres desinteressadament.

Hem d’intentar sempre ser originals.
Tot i que pot ser una mica complicat, hem d’intentar sempre ser originals. Si aconseguim donar un toc d’originalitat al nostre acte, segurament podrem aconseguir que destaqui per sobre d’altres actes semblants.

Un altre punt important és la difusió. Una bona difusió no ens assegura l’assistència, però sí que ens hi ajudarà molt. Hem d’intentar fer arribar la comunicació del nostre acte al màxim nombre possible de persones a les quals creiem que pot interessar. Avui en dia, les noves tecnologies i les xarxes socials ens poden servir per fer aquesta tasca sense dedicar-hi massa despeses. Per treure’n el màxim rendiment ens caldrà, un cop més, certa planificació, concretada en un pla de comunicació. Si som una entitat, ens hem d’assegurar que tots els nostres socis/es n’estan assabentats. Un cop feta la difusió i d’haver rebut les inscripcions, no està de més fer una sèrie de trucades a tots aquells socis/es que creiem que poden no haver rebut el missatge o dels quals ens estranya no haver rebut la seva inscripció, etc… D’aquesta manera aconseguirem també que el soci/a se senti cuidat i estimat per la nostra associació.

Els dies previs es passen nervis, sempre hi ha detalls i imprevistos d’última hora, però hem d’estar tranquils i segurs de nosaltres mateixos. Si hem fet una bona feina, l’acte sortirà bé.

És important que, tal com hem fet amb la planificació, el dia de l’acte tothom tingui una tasca assignada i tingui molt clar què és el que ha de fer.
També aquest dia podem treure un bon profit de les noves tecnologies. Podem pensar a enregistrar l’acte per després poder penjar-ne un breu resum al nostre web, fer algunes fotografies per enviar-les posteriorment, juntament amb una breu explicació de l’acte, a algun mitjà de comunicació (encara que sigui local) o retransmetre l’acte a través del twitter de l’entitat o empresa. En funció del format de l’acte, també podem retransmetre’l fàcilment via streaming.

I……. arriba el dia posterior. Ja s’ha acabat?, podem relaxar-nos una mica després d’aquests dies de feina intensa? Sí, però no del tot. Queda un últim punt: La valoració. Una última reunió de l’equip on puguem valorar l’acte, on puguem analitzar els resultats que hem aconseguit i on puguem també, per què no, d’una manera crítica, preguntar-nos si hem fallat en alguna cosa, què podríem haver fet millor. De ben segur que una bona reflexió ens ajudarà a millorar en l’organització de pròxims actes.

Mirta Barreira
Sumem

Aquest lloc utilitza cookies. Si continua navegant està donant el seu consentiment per a l'acceptació de les mencionades cookies i l'acceptació de la nostra política de cookies. Feu clic a l'enllaç per a més informació.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies